Struktur organisasi berfungsi sebagai pembagian kerja, pengelompokkan, dan memperjelas garis koordinasi. Anda sering menemukannya di sebuah perusahaan ataupun lembaga organisasi, untuk mempertegas area kerja. Sebagian besar orang pasti berpikir membuatnya perlu menggunakan aplikasi grafis terlebih dahulu. Padahal anda bisa memanfaatkan Microsoft Word yang familiar untuk digunakan. Berikut cara membuat struktur organisasi di Word 2010.
Manfaat Adanya Stuktur Organisasi Bagi Perusahaan
Ketika membangun sebuah perusahaan milik anda sendiri, tentunya mempunyai target pencapaian tersendiri. Anda menggambarkan seluruh pencapaian tersebut dalam bagan organisasi, yang menandakan alur perjalanan bisnis mulai dari nol. Adanya struktur organisasi tersebut menandakan, bahwa perusahaan anda merupakan perusahaan yang aktif. Selain itu kebutuhan perusahaan lebih tertata sehingga produktivitas berjalan dengan baik.
Sturktur organisasi sendiri diartikan sebagai garis hirarki atau bertingkat, yang terdiri dari komponen penyusun perusahaan. Dimana setiap individu yang bekerja di perusahaan tersebut, telah terbagi dengan jelas peran dan fungsinya masing-masing. Tujuannya agar alur pekerjaan bisa berjalan dengan baik, sehingga tidak ada alasan double job yang memberatkan satu sama lain. Selain itu kelompok kerja sudah disesuaikan dengan skill masing-masing.
Keberadaan struktur organisasi akan mempermudah pemilik perusahaan, dalam memperjelas job description karyawannya. Sehingga antara satu jabatan dengan lainnya tidak tumpang tindih. Biasanya dalam bagan tersebut tidak hanya berupa nama dan jabatan saja, tapi juga disertai dengan garis koordinasi. Untuk membuatnya tidak rumit, anda hanya perlu mempelajari cara membuat struktur organisasi di Word 2010.
Pada umumnya struktur organisasi dibuat berdasarkan pola kerja dan tanggung jawab. Pembagian yang adil seperti ini mengurangi konflik internal, yang bisa saja menghambat produktivitas. Sebab detail job yang tidak jelas membuat beberapa komponen terlihat bias. Ada kemungkinan timbul gap yang cukup besar, dan mulai timbul rasa kurang suportif dalam perusahaan.
Maka dari itu struktur organisasi harus dibuat sejelas mungkin. Tidak hanya soal bagan tetapi garis koordinasi untuk mempertegas wewenang. Dengan begitu akan jelas kemana setiap divisi harus melaporkan hasil kerjanya. Selain itu setiap karyawan mempunyai pegangan harus bergerak, agar pekerjaannya sesuai dengan job description. Sehingga produktivitas bisa berjalan sesuai dengan rancangan dan strategi.
Gunakan Beberapa Fitur dalam Miscrosoft Word 2010
Untuk membuat struktur organisasi tidak perlu menggunakan aplikasi grafis. Anda bisa memanfaatkan fitur-fitur di dalam Microsoft Word 2010, yang lebih familiar untuk dipelajari oleh orang awam. Dalam artian tidak usah mengeluarkan banyak tenaga untuk mendalami grafis, baru setelah itu membuat struktur organisasi. Bahkan anda juga tidak mengeluarkan biaya untuk membayar para ahli desain.
Dengan cara membuat struktur organisasi di Word 2010, pembuatan jauh lebih mudah dan bisa dibuat oleh siapapun. Pertama-tama buka dulu software Microsoft Word, bisa membukanya langsung di tampilan depan layar, atau melalui menu Start. Setelah lembar kerja terbuka masuk ke tab Page Layout lalu klik Orientation. Kemudian pilih tampilan kertas menjadi portrait atau landscape, sesuai dengan kebutuhan saja. Tetapi biasanya struktur organisasi dibuat dalam mode landscape.
Di bagian atas lembar kerja Word 2010 terdapat beragam pilihan menu. Diantara banyaknya menu klik Ribbon Insert, lalu pilih ikon SmartArt , dan selanjutnya pilih Hierarcy. Di dalam menu Hierarcy terdapat berbagai macam bagan, yang bisa anda gunakan untuk membuat struktur organisasi. Tentukan salah satu bentuk yang diinginkan asalkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau organisasi anda.
Setelah bagan otomatis terbentuk, anda bisa melakukan banyak penyesuaian. Dengan cara membuat struktur organisasi di Word 2010, anda bebas mengukur besar dan kecilnya ukuran bagan. Bahkan boleh menambah jumlah kotak apabila dibutuhkan, mungkin saja departemen yang dicantumkan lebih dari satu. Hal yang terpenting ialah cantumkan nama dan jabatan seperlunya saja. Tidak perlu sampai semu nama karyawan disebutkan dalam satu bagan.
Apabila dirasa kotak yang ditampilkan di bagan cukup, isi tulisan di dalamnya sesuai dengan keperluan. Klik Hierarcy yang sudah anda buat tadi, kemudian klik tab Design pada toolbar. Pada tab Design arahkan cursor pada bagian Text Pane, hingga muncul Panel di lembar kerja. Di bagian Panel itulah anda bsia melakukan editing tulisan, yang nantinya akan ditampilkan pada bagan. Setiap anda menambahkan satu tabel nanti akan bertambah satu kotak lagi.
Jika ingin menginput nama anggota lagi, maka anda bisa menambahkannya secara otomatis. Caranya klik bagan kemudian masuk pada tab Design, baru setelahnya anda dapat mengatur tool pada group Create Graphic. Apabila bagan sudan selesai diberi nama, silahka mengganti beberapa style sesuai dengan kebutuhan. Ada beragam macam warna yang dapat anda pilih, mulai dari polos hingga gradasi warna yang cantik.
Bahkan anda dapat menambahkan foto, jika menggunakan bagan Circle Picture Hierarchy. Tinggal ke menu Insert lalu klik Picture, cari lokasi tempat menyimpanan gambar, lalu masukkan ke dalam bagan. Untuk penambahan foto ini boleh dicantumkan atau tidak, tergantung dari kebijakan perusahaan. Mungkin lebih mudah diberi foto supaya bisa mengenali para pemimpin perusahaan.
Struktur Organisasi Perjelas Kerangka Kerja
Tidak hanya perusahaan, tetapi organisasi juga membutuhkan bagan tersebut untuk keperluan alur kerja. Struktur organisasi nantinya akan membagi per divisi sesuai dengan tugasnya masing-masing. Kemudian dapat menjabarkan kemana alur koordinasi dari setiap komponen. Misalnya kepala departemen garis koordinasinya berbentuk lurus ke bawah dan atas. Artinya Ia mempunyai tanggung jawab kepada bawahannya, sekaligus langsung melapor pada pimpinan.
Hal-hal yang berkaitan dengan pembagian kerja, juga dapat dijabarkan lewat struktur organisasi. Seandainya kurang jelas saat pemaparan job description, anda bisa langsung melihat pada bagan organisasi. Disana sudah tercantum berbagai informasi yang ingin didapatkan. Umumnya memang jajaran pemimpin saja yang ditampilkan, sebab mereka berada pada hirearki teratas di perusahaan.
Pada perusahaan atau organisasi adanya bagan untuk memperjelas wewenang dan tanggung jawab. Sehingga tidak ada lagi tumpang tindih yang membuat alur kerja menjadi lebih rumit. Selain itu anda juga bisa mempelajari garis koordinasi, jadi tahu kemana harus membuat laporan kerja. Untuk membuatnya anda memerlukan Miscrosoft Word 2010, dengan fitur SmartArt maka bagan-bagan bisa tersusun dengan rapi. Untuk jelasnya silahkan mengunjingi website charis.